Digitaliseer jouw HR-processen in 6 stappen met Office 365.

Uit onze recente bevraging van 53 Hr-leidinggevenden in Vlaanderen is gebleken dat 50% toegeeft meer dan 10% van hun tijd te verliezen aan repetitieve taken. 26% van de professionals geeft zelfs toe meer dan 15% te spenderen aan administratieve taken.

Administratie is een grote uitdaging voor elke Hr-afdeling. Repetitieve taken vergen kostbare tijd die eigenlijk nodig is voor beleidsuitvoering en alles waar je als Hr-professional het verschil mee maakt. Des te meer tijd wordt verloren aan administratie, des te minder tijd er over is voor werving & selectie, opvolging van werknemers, enzovoort. Met digitalisatie en automatisatie maak je tijd vrij, houd je data centraal en beveiligd.  

Volgens een onderzoek van Gartner, McKinsey en data uit een bevraging aan onze eigen klanten, zien we dat Hr-professionals constant inzetten op optimalisatie. Dit is voor hun een doorlopend bedrijfsproces dat regelmatig wordt geëvalueerd. Digitale transformatie kan daar een grote hulp in zijn. 9 op 10 Hr-verantwoordelijken zien er dan ook het nut van in, maar ze weten niet waar te beginnen en hoe ze het kunnen schalen. 

Vele professionals denken onterecht ook nog dat het een kostelijk en tijdrovend proces is. Maar innovatie is op zich niet moeilijk. Je kan op korte termijn een grote impact maken door kleine processen digitaal te transformeren. Stap voor stap.

1. Centraliseer de data:
   Alles begint met het centraal plaatsen van jouw data. Zolang deze data niet centraal beheerd wordt, kan je niet beginnen.
2. Definieer jouw proces:
   Bepaal de reis van jouw data van persoon tot persoon of van afdeling naar afdeling. Wie moet er op de hoogte worden gehouden van welke data en welke acties zijn eraan verbonden?
3. Standaardiseer interacties:
   De volgende stap is om de interacties in het proces te standaardiseren en centraal te brengen.
4. Automatiseer de communicatie:
   Zorg dat er bij elke stap in het proces feedback kan worden gegeven en dat de juiste partijen een notificatie krijgen van de volgende stappen. Op deze manier heeft HR een totaaloverzicht van het voorbije en nog af te leggen traject. HR hoeft dan enkel het proces in gang te zetten en niet bij elke stap nauwlettend alles op te volgen of in kaart te brengen.
5. Automatiseer jouw taken:
   Je kan ook makkelijk automatische triggers instellen in Microsoft Office 365 om verschillende taken te automatiseren.
6. Bespaar tijd met opvolging:
   Aangezien de administratie en communicatie digitaal en automatisch verloopt, bespaar je heel wat tijd met het opvolgen van nieuwe en bestaande werknemers.

• Een nieuwe collega wordt aangemaakt en zijn gegevens worden aangevuld.
• Vervolgens krijgt de teammanager van HR een automatisch berichtje binnen via Microsoft Teams
• Tegelijkertijd wordt de Hr-manager op de hoogte gebracht via een automatische mail in zijn Outlook en zet bepaalde dingen in gang. 
• Microsoft Teams stuur dan vervolgens een automatisch bericht naar de payroll om de verloning in gang te zetten. 
• Vervolgens krijgt ook de payroll officer een geautomatiseerde notificatie binnen. 
• En ten slotte wordt er een automatische mail verstuurd naar de IT-manager.

Het mooie aan het proces is dat elke betrokken partij persoonlijk wordt aangesproken!

Dit is een voorbeeld van een onboarding-proces. Maar het proces kan je net zo makkelijk gebruiken om het vertrek van een werknemer in goede banen te leiden. Hier is automatisatie zelfs nog belangrijker omwille van veiligheidsredenen en privacywetgeving. Want wat is de impact in jouw bedrijf als een werknemer 2-3 weken na het verlaten van het bedrijf nog steeds toegang heeft tot bepaalde applicaties of bepaalde gevoelige informatie? Dat wil je natuurlijk altijd vermijden. Zolang de informatie en data centraal beheerd wordt, heb je één enkel punt om de informatie aan te sturen. Met de juiste digitalisatie en juiste processen behoort dit dan ook tot het verleden. 

Bij First IT houden we het graag simpel. En doen we alles stap voor stap. Daarom passen we de IDEA-methodologie toe. IDEA staat voor Inspire, Design, Empower en Achieve. 

• Inspire:
  We leggen ten eerste de pijnpunten bloot en brengen het digitaliseringspotentieel in kaart.
• Design:
  We maken de business case en een proof-of-concept op.
• Empower:
  Vervolgens helpen we met het management buy-in proces, schetsen we de ROI en presenteren we het kader voor de begeleiding van de medewerkers.
• Achieve:
  Ten slotte rollen we alles uit en zorgen we dat iedereen de juiste opleiding krijgt.

Door de vertrouwde omgeving van Microsoft 365 te gebruiken, kunnen we makkelijk kleine oplossingen implementeren die een grote impact hebben. Maar tegelijkertijd ook vertrouwd aanvoelen voor jouw team. 

Verder gaan we voor snelle en makkelijke oplossingen die we soms op enkele dagen al kunnen opzetten en makkelijk te integreren zijn met jullie huidige bedrijfsprocessen en applicaties. Er bestaan al veel standaard koppelingen en de technische mogelijkheden tot koppelen met andere systemen zijn legio. Verder kunnen jouw medewerkers de applicaties gebruiken op de manier dat ze dat zelfs willen en op verschillende platformen: Laptop, Desktop, in de browser of in de app. Voor ieder wat wils.

Koen Hublet is de Operations Manager en dé digitalisering expert van First IT.

Bij heel wat klanten heeft Koen bewezen dat Hr-departementen heel wat efficiënte winst kunnen halen dankzij digitaliseringsprojecten. Is er nood aan een digitale transformatie van een business unit of moeten er volledig nieuwe methodes uitgewerkt worden om de efficiëntie te verhogen? Geen enkel probleem voor Koen.

Een aantal ondernemingen die hij op die manier hielp zijn: TUI, Continental Foods, Delhaize Belgium en BASF.