Hoe houd je als Hr-verantwoordelijke het (digitale) overzicht van een onboarding over verschillende afdelingen?

Bij de onboarding van een werknemer zijn heel wat verschillende departementen in een bedrijf betrokken. Het is aan de Hr-afdeling om het proces in goede banen te leiden. Dit is echter vaak een grote uitdaging, aangezien Hr-professionals te maken hebben met gefragmenteerde informatie die het moeilijk maken om een duidelijk overzicht te bewaren over de verschillende afdelingen heen.

Laten we het voorbeeld nemen van het in dienst nemen van een nieuwe collega:

1. Een Hiring Manager wordt op de hoogte gebracht om de introductie in goede banen te leiden;
2. Vervolgens stuur je de nieuwe werknemer naar de IT-afdeling en begint die met het instellen van alle accounts en verschillende tools te overhandigen;
3. Daarna gaat de collega naar de Admin voor een gsm, een wagen en het in orde brengen van verschillende verzekeringen;
4. De Office Manager geeft vervolgens een rondleiding van het kantoor;
5. Enzovoort… 😅

In heel dit proces wordt er druk heen en weer gepraat, gemaild, gebeld, gewhatsappt en zelf hier en daar een post-it overhandigd. Dit zijn heel wat boodschappen die op verschillende manieren worden gecommuniceerd. Als Hr-verantwoordelijke is het dan ook een hele uitdaging om hier een duidelijk overzicht van te bewaren. Laat staan de laatste updates en correcte informatie centraal beschikbaar te stellen voor alle betrokken partijen.

Het bovenstaande voorbeeld gaat over de onboarding van 1 werknemer, maar stel je voor dat 5 of 10 personen in dezelfde week starten? Hoe kan je als eindverantwoordelijke ervoor zorgen dat je alle informatie hebt en makkelijk kan geven aan alle betrokken partijen? En hoe kan je ervoor zorgen dat je het overzicht bewaard van de communicatie tussen verschillende departementen? 

Bij First IT geloven we dat de digitalisatie van Hr-processen de sleutel is tot een snelle en makkelijke opvolging van elke (nieuwe) werknemer en zijn proces binnen jouw organisatie. Dat begint, in onze ogen, bij het sollicitatiegesprek en het indienen van een CV. Vanaf dan wordt de juiste informatie verzameld en centraal beheerd. Als je deze persoon dan aanwerft gaat relevante informatie feilloos naar de betrokken partijen om de onboarding in gang te zetten. Alle afdelingen krijgen op tijd en automatisch de juiste notificaties. 

Doordat de informatie centraal wordt beheerd heb jij altijd een duidelijk overzicht van de communicatie tussen alle afdelingen. Verder kan de nieuwe collega ook alles centraal tekenen. Zo kunnen alle werkmiddelen (gsm, auto enzovoort) onmiddellijk ter beschikking worden gesteld bij de start. Hierdoor kan de nieuwe werknemer in enkele uren al aan zijn job beginnen en een meerwaarde zijn voor jullie organisatie. 

Vele ondernemingen denken onterecht dat digitalisatie een kostelijk en tijdrovend proces is. Maar innovatie is op zich niet moeilijk. Dit is hoe dat wij het aanpakken.

1. Stap voor Stap:
   Ten eerste gaan we stap voor stap te werk. Dankzij de vooruitgang van technologie is het vandaag mogelijk om digitale transformatie trajecten gefaseerd en betaalbaar aan te pakken. Wij beginnen altijd met kleine processen te digitaliseren die een grote impact hebben op de bedrijfsvoering.
2. Flexibel Budget:
   Omdat we stap voor stap te werk gaan, hebben we dus ook geen groot budget nodig om een goede ROI te verwezenlijken. Doordat we samen de stappen in jouw business case uittekenen, bepaal je zelf hoever we gaan en voor welk budget.
3. Laat je inspireren:
   Jouw eigen creativiteit is de enige beperking wanneer het gaat om het definiëren van jouw digitale Hr-trajecten. Aan de hand van jullie use case, stellen we mogelijke oplossingen voor.  Samen bepalen we dan wat voor jouw organisatie de prioriteiten zijn en waar we beginnen.
4. Ruimte voor jouw core business:
   Het belangrijkste is dat we aan de slag gaan. Doordat we de meest repetitieve taken automatiseren, zie je onmiddellijk en groot effect op jouw onderneming. Hierdoor geef je jezelf de ruimte om je bezig te houden met jouw beleid en waar het echt om draait: jouw core business. 

Koen Hublet is de Operations Manager en dé digitalisering expert van First IT.

Bij heel wat klanten heeft Koen bewezen dat Hr-departementen heel wat efficiënte winst kunnen halen dankzij digitaliseringsprojecten. Is er nood aan een digitale transformatie van een business unit of moeten er volledig nieuwe methodes uitgewerkt worden om de efficiëntie te verhogen? Geen enkel probleem voor Koen.

Een aantal ondernemingen die hij op die manier hielp zijn: TUI, Continental Foods, Delhaize Belgium en BASF.